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ERP:企业资源规划管理系统
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北京三微科技
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研发核心:信息化解决方案小组
负责人: 岳岳
开发商:北京三微软件开发公司
发布日期2002年1月
编号:EBA001
所属类别:行业解决方案-ERP:企业资源规划管理系统-进销存EBA解决方案
内容介绍
    三微企业业务管理系统V1.0

北京三微科技

目 录

1 三微EBA是什么 3
2 背景 3
3 产品概述 4
3.1 产品理念 4
3.2 三微EBA的基本目标 4
3.3 三微EBA的实现 4
3.4 产品价值体现 5
3.5 产品优势 5
3.5.1 先进管理思想的体现 6
3.5.2 人性化的操作模式 6
3.5.3 从管理出发,对业务强大的监控能力 6
3.5.4 多维度的分析决策支持 6
3.5.5 先进的平台技术架构 6
3.5.6 强大的扩展性与集成能力 7
3.5.7 对网络环境的充分适应 7
4 产品功能 7
4.1 总账管理 8
4.1.1 凭证管理 8
4.1.2 凭证记账 9
4.1.3 凭证模板 9
4.1.4 账簿管理 9
4.1.5 报表管理 9
4.1.6 初始化 9
4.1.7 系统管理 9
4.2 应收管理 10
4.2.1 业务管理 10
4.2.2 报表管理 10
4.2.3 初始化 10
4.2.4 系统管理 10
4.3 应付管理 11
4.3.1 业务管理 11
4.3.2 报表管理 11
4.3.3 初始化 11
4.3.4 系统管理 11
4.4 采购管理 12
4.4.1 业务处理 12
4.4.2 报表管理 12
4.4.3 系统管理 12
4.5 销售管理 12
4.5.1 业务处理 13
4.5.2 报表管理 13
4.5.3 系统管理 13
4.6 库存管理 13
4.6.1 业务处理 14
4.6.2 账表管理 14
4.6.3 初始化 14
4.6.4 期末结转 14
4.6.5 系统设置 14
4.7 系统管理 14
5 三微EBA实施 15
5.1 项目启动 16
5.2 制定实施方案 16
5.3 系统安装 16
5.4 录入基础数据 16
5.5 方案测试 17
5.6 用户培训 17
5.7 系统试运行 17
5.8 正式上线 17
6 三微EBA服务政策 18
7 技术支持 20

1 三微EBA是什么
三微EBA是三微企业业务管理系统的简称,是为国内中小型企业量身定制的一套集财务管理、采购、销售、库存管理于一身的企业管理软件产品。
2 背景
伴随着中国加入WTO,随着全球经济一体化的到来,中国的企业将面临着前所未有的竞争压力,这种压力不仅来自于国内企业间的竞争,更大的是来自于国外企业进入中国的强大压力。无论是中国的大型企业或是正处在高速成长期的中小型企业,在这场竞争中都难以独善其身。在这种竞争压力下如何才能生存,如何才能发展,如何才能胜出,这是当前中国企业管理者急需解决的问题。要解决这些问题,提升企业管理水平是企业发展的必经之路。
目前企业管理水平直接决定的企业的竞争力的高下,而以下列举一些在企业管理中常常困扰管理者的问题:
无法随时了解库存及销售情况、企业的库存居高不下或是因控制成本导致库存不足;
客户随着业务人员的离开而流失;
对客户信用情况靠人为来控制、对应收款的控制力度差、坏账增多;
各部门业务不透明、难以高效率的协同工作;
手工业务处理效率低下、对市场变化的反映速度较慢、难以快速满足用户需求;
财务及业务数据汇总慢且数据准确性差;
管理者对员工业绩难以用业务数据考评、员工积极性不高;
管理者无法及时了解财务、业务数据,决策缺乏数据依据……
这些众多企业管理问题决定着一个企业在市场竞争中的生死存亡。
如何提高企业管理水平,以现代计算机技术为基础、结合中国国情、包含先进管理思想的管理软件将是辅助企业进行业务处理、科学决策、提高企业管理水平的一个有力工具。国内外的一流企业绝大多数已经在信息系统的环境下高效地进行运转,越来越多的企业已经把企业信息化作为提升企业核心竞争力的一个必要手段。

3 产品概述
企业要在激烈的竞争环境中立于不败之地,必须强化企业管理,更好地配置资源,保持良好的资金周转,争取实现长期的资本增值最大化。
三微企业业务管理系统面向国内中小型企业,吸收国内外先进的企业管理思想精髓,结合中国中小企业的特点和管理基础,满足企业的物流、资金流、信息流的集成管理,充分利用现代先进的网络技术,实现从信息获取、数据管理、财务监控到决策支持的完善管理,为企业管理提供科学和及时的依据,为企业建立高效的信息管理平台体系,提高企业的综合竞争力,为企业长期的良性发展提供基础,帮助企业走向成功。
3.1 产品理念
为客户创造价值,提升企业管理水平,使用户工作简单
3.2 三微EBA的基本目标
企业业务管理系统的目标是帮助企业快速进行业务流程处理、获取业务数据并进行处理和分析。通过将财务、采购、销售、库存等部门资源进行有效的整合,最终帮助企业将涉及到企业业务的各个领域完美地集成于一体,信息共享、加快流通、降低库存,使得企业可以低成本、高效率地满足客户的需求,从而让企业可以最大程度的提高工作效率、提升客户三微度,提高决策分析的准确性,最终提高管理水平。
3.3 三微EBA的实现
EBA关注的对象是业务流程和数据,首先将与业务相关的流程进行正确科学地组织,统一到系统中,构建企业相关的日常工作流程,完成企业对流程及数据的管理和共享,提高财务对企业经营的监控力度、在此基础上全面管理整个企业中的产品、客户、财务、采购、销售、库存数据,并提供管理决策依据,完成对企业决策的数据支持和导向。
EBA的核心内容是改善企业管理的业务流程,通过对企业内部业务流程的合理优化,从而提高各个环节的管理效率,减少库存、降低经营成本、加强监控、科学决策,最终实现提高企业核心竞争力的目的。

3.4 产品价值体现
三微企业业务管理系统是为中小企业提供的集财务,业务一体化管理的软件产品,吸取市场主流产品功能精华,管理思想,并结合用户需求,使企业的财务部门、业务部门能够信息共享,财务实现集中式管理。能够充分体现出财务对公司经营的监控功能。


★ 抛弃过去手工操作方式,提高工作效率及数据准确性。
★ 对于日常财务工作,由计算机替代手工模式,提高工作效率。
★ 财务、业务信息高度共享,业务信息可及时自动集成到财务,提高财务的监控能力。
★ 业务人员及管理者可以随时了解销售、库存情况,降低库存、节约成本。
★ 根据员工业绩考核,提高员工积极性。
★ 对客户信用控制的增强及坏账的减少。
★ 各部门信息共享、业务透明,协同工作。
★ 快速数据汇总、统计分析、辅助管理者快速做出正确决策。


3.5 产品优势
三微EBAV1.0归纳其它同类产品包含的优秀管理思想,并综合用户需求,利用先进的技术,形成了一套面向中小企业通用的企业管理软件。它抓住了企业的信息流、资金流、物流、工作流四条主线,优化企业流程,帮助企业打破了不同部门间的壁垒,可以帮助企业管理人员对企业中大量动态的、错综复杂的数据和信息进行及进、准确的分析和处理,对企业的各项业务活动进行事先计划、事中控制、事后反馈,从而达到合理利用企业资源、降低库存和成本、减少资金占用、增强企业的应变能力、提高企业核心竞争力和经济效益的目的,使企业管理真正由过去的经验管理进入到科学管理。
3.5.1 先进管理思想的体现
三微EBA去伪存真,抛弃了“华而不实”的思想,秉承“适用、实用、高效”的理念,总结出一套适合中小企业应用的企业管理思想,并处处渗透在整个系统中。
产品真正实现了财务、业务的一体化设计、实现了一个业务入口、实时反映、业务关联生成,具备前后贯通的审计追踪和灵活流转能力。
对企业的业务流程具有较丰富的设置及变化功能,对采购、销售可提供多种流程支持。
3.5.2 人性化的操作模式
从使用户工作更简单出发,保证系统各部分界面风格一致,操作流程一致,并且为用户操作方便提供了工具栏、辅助录入、快捷键盘、必填指示、详细错误提示等多种辅助功能,将使用者的操作工作量大大减少。
3.5.3 从管理出发,对业务强大的监控能力
针对企业中常出现的库存、应收账款、客户信用难以管理等问题,系统提供了库存预警、各种库存量随时查询、应收账款预警、应付账款预警、客户信用客户控制等功能,对企业的业务进行严格的监控,可以降低企业经营成本,减少在经营过程中发生的经济损失。
3.5.4 多维度的分析决策支持
系统提供从多个维度、多种条件、多种方式对企业经营数据进行详细的统计分析,为企业的业务人员提供经营参考,并可以为管理者的经营决策提供强有力的科学依据。
3.5.5 先进的平台技术架构
系统采用最先进的DOT NET 开发平台,采取多层架构,完全面向对象的组件化设计、保证了系统的先进性、运行效率、稳定性与安全性。
3.5.6 强大的扩展性与集成能力
系统采用多层架构设计,组件化标准,完全分离了界面、业务与数据的关系,保证了系统功能的扩展性,并且提供丰富的接口,可以满足用户与其它系统集成的需求。
3.5.7 对网络环境的充分适应
系统适合于多种网络环境,支持最新互联网服务标准。

4 产品功能
功能总述:
系统功能覆盖了企业基础数据、财务、应收账、应付账、采购、销售、存货等大部分业务。系统具有系统管理、财务管理、应收账管理、应付账管理、采购管理、销售管理、存货管理七个模块。

4.1 总账管理
总账系统可以作为财务软件单独使用,也可以与其它模块集成一体应用,作为完整企业管理软件的核心。它提供了强大的财务管理功能,具有强大的凭证处理功能,丰富的财务账簿及报表及财务监控功能。财务凭证既可以在总账系统手工录入,也可以根据用户设定从其它系统自动生成,大大减少了财务人员制作凭证的工作,使财务人员可以把更多的精力放到对业务的监控及财务管理上,并保证财务业务数据的高度一致性以及财务对业务的追踪功能,为用户决策分析及监控提供强有力的帮助。
4.1.1 凭证管理
主要提供了财务凭证的增、删、改、查询及凭证打印功能。并且可以对财务凭证进行审核及反审核的操作。通过对科目的设置,可以在财务上实现对个人、部门、客户、供应商及仓位的核算功能。

4.1.2 凭证记账
在总账管理中,对凭证记账可以有两种记账方式,一种是在录入凭证时自动记账,另一种是通过凭证记账功能进行未记账凭证的记账操作。
4.1.3 凭证模板
集在管理系统中凭证的生产方式。支持凭证录入时所需的常用模块、凭证转账模块、及业务模块生成凭证时所用的模板。凭证模板对业务模块操作生成凭证提供了强大的功能,可以对每种业务生成多种不同的凭证模板,并且用户可以自由的定制生成凭证的方式。在业务凭证模板中,对分录的各部分内容均可以自由设置,提供了极其灵活的方式。
4.1.4 账簿管理
提供了对财务上各种账簿的管理,如总分类账、明细账、核算项目总分类账、核算项目明细账等账簿的管理。
4.1.5 报表管理
提供了对财务上各种报表的管理,如科目余额表、日报表、试算平衡表、日记账、赤字预警表等报表的管理。
4.1.6 初始化
提供了对系统启用时的科目余额的初始操作功能。
4.1.7 系统管理
提供了对系统的基础资料的管理、总账管理政策的设置及会计期的启用等功能。

4.2 应收管理
应收账系统可以对企业的应收账款进行全面的管理,主要功能包括应收账款的生成、客户结算、应收与应付的冲销、应收与预收的冲销、坏账的管理、对应收账款的各种分析报表、预测和决策分析。并能与总帐系统集成使用,自动生成相关凭证。如与销售系统集成应用,则对客户的应收账款可以根据销售业务单据自动生成,使财务、业务成为一个集成的整体。应收管理还提供对客户信用的管理并可根据客户信用对发生的业务进行监控。
4.2.1 业务管理
提供了对应收单的管理、对客户结算的管理、对应收冲应付、应收冲预收的管理、坏账的管理及应收业务中生成凭证的管理等功能。并且在应收形成的时候,会根据对客户信用的设置来控制业务的执行。
在客户结算时支持同进以现金及银行及票据结算功能,并且可以即时冲销应收账款。并且应收业务生成财务凭证可以在应收业务操作时同时生成凭证,也可以在凭证管理中选择部分应收业务生成凭证或汇总生成凭证。生成凭证的规则完全依靠在总账模块中对凭证模板的设置。
4.2.2 报表管理
提供了对应收报表的管理,如应收汇总表、应收明细表、收款汇总表、收款明细表、账龄分析表、应收预警表、信用预警表等报表的管理。
4.2.3 初始化
提供了对期初应收单及收款单的管理功能。
4.2.4 系统管理
提供了对系统基础资料的管理,应收业务政策的设置,对客户信用政策的管理及预警的设置等功能。
4.3 应付管理
应付账系统可以对企业的应付账款进行全面的管理,主要功能包括应付账款的生成、供应商结算、应付与应收的冲销、应付与预付的冲销、对应付账款的各种分析报表、预测和决策分析。并能与总账系统集成使用,自动生成相关凭证。如与采购系统集成应用,则对供应商的应付账款可以根据采购业务单据自动生成,使财务、业务成为一个集成的整体。
4.3.1 业务管理
提供了对应付单的管理、对供应商结算的管理、对应付冲应收、应付冲预付的管理及应付业务中生成凭证的管理等功能。
在供应商结算时支持同进以现金及银行及票据结算功能,并且可以即时冲销应付账款。并且应付业务生成财务凭证可以在应付业务操作时同时生成凭证,也可以在凭证管理中选择部分应付业务生成凭证或汇总生成凭证。
4.3.2 报表管理
提供了对应付报表的管理,如应付汇总表、应付明细表、付款汇总表、付款明细表、账龄分析表、应付预警表、信用预警表等报表的管理。
4.3.3 初始化
提供了对期初应付单及付款单的管理功能。
4.3.4 系统管理
提供了对系统基础资料的管理,应收业务政策的设置,对客户信用政策的管理及预警的设置等功能。

4.4 采购管理
采购系统提供了对企业采购业务的管理功能。可以帮助用户管理供应商信息和货物信息、处理采购订单、采购退回、采购收货、采购发票等采购业务,并具有丰富的报表分析功能。在采购业务中支持多种不同业务流程,在任意流程中,只要具有一个数据入口环节,其它环节信息可根据入口信息自动关联生成。如与应付账系统同时使用,用户的采购业务可以实时的反映到财务数据,用户可以随时掌握订货、收货、库存、应付账款等信息。
4.4.1 业务处理
提供了采购订单、采购收货单、采购发票、采购退货单的管理,系统可以支持先开票后收货和先收货后开票两条不同的流程。只要录入了采购订单,则后续业务流程均可以根据订单关联生成,免去了重复录入的工作,并且业务流程中相关联的单据可以是多对多的关系,即一张订单可以对应多张收货单,一张收货单也可以对应多张订单,最大限度支持复杂的采购业务关系。
在业务处理过程中,用户可以随时看到所采购商品的库存情况及可用量数据,支持业务操作的准确性。并且通过任意一张单据,可以向上或向下追溯到相关联的其它单据。
录入采购发票后可以自动从发票生成应付款,通过业务操作反映财务数据。
4.4.2 报表管理
提供了采购报表的管理,包括订单执行情况表、采购收货明细表、收货采购明细表、收货情况统计表、采购付款明细表、采购情况统计表等采购报表的管理。
4.4.3 系统管理
提供了对系统基础资料的管理及采购业务政策的设置功能。
4.5 销售管理
销售系统提供了对企业销售业务的管理功能。可以帮助用户管理客户信息和货物信息、处理销售订单、销售退回、销售发货、销售发票等销售业务,并具有丰富的报表分析功能。在销售业务中支持多种不同业务流程,在任意流程中,只要具有一个数据入口环节,其它环节信息可根据入口信息自动关联生成,在业务过程中,客户信用情况监控会影响业务是否继续进行。如与应收系统同时使用,用户的销售业务可以实时的反映到财务数据,用户可以随时掌握订货、发货、库存、应收账款等信息。
4.5.1 业务处理
提供了销售订单、销售发货单、销售发票、销售退货单的管理,系统可以支持先开票后发货和先发货后开票两条不同的流程。只要录入了销售订单,则后续业务流程均可以根据订单关联生成,免去了重复录入的工作,并且业务流程中相关联的单据可以是多对多的关系,即一张订单可以对应多张发货单,一张发货单也可以对应多张订单,最大限度支持复杂的销售业务关系。
在业务处理过程中,用户可以随时看到所销售商品的库存情况及可用量数据,支持业务操作的准确性。并且通过任意一张单据,可以向上或向下追溯到相关联的其它单据。
录入销售发票后可以自动从发票生成应收款,通过业务操作反映财务数据。
4.5.2 报表管理
提供了销售报表的管理,包括订单执行情况表、销售发货明细表、发货销售明细表、发货情况统计表、销售回款明细表、销售情况统计表等销售报表的管理。
4.5.3 系统管理
提供了对系统基础资料的管理及销售业务政策的设置功能。

4.6 库存管理
库存系统提供对企业库存货物的管理,及对存货成本的核算功能。具有出库管理,入库管理,借货、调拨、盘点等管理功能,并具有强大的批次管理、单品管理功能。库存管理与财务总账集成应用,业务信息可以自动集中到财务管理中,库存管理与采购、销售、总账、应收、应付系统集成应用,构成一个完整的企业业务管理系统。
4.6.1 业务处理
包括入库单管理、出库单管理、调拨管理、借货管理、库存盘点、成本核算等功能。在入库单管理及出库单管理中支持多种入库方式及出库方式。并支持根据库存业务操作自动生成财务凭证的功能。
4.6.2 账表管理
提供对库存管理的各种报表的管理,如仓位收发明细表、商品收发明细表、仓位收发汇总表、商品收发汇总表、批次余额表、商品仓位结存表、商品批次结存表、借入汇总表、借出汇总表、商品存量余额表等存货报表的管理,提供了对存货管理的强大数据支持。
4.6.3 初始化
提供系统启用时初始化存货仓位余额的功能。
4.6.4 期末结转
提供存货期末结转的功能,将存货期末数据结转到下一期间。
4.6.5 系统设置
提供系统基础资料的管理功能及库存系统业务政策的设置功能。
4.7 系统管理
系统管理提供整个系统的设置、数据维护及基础资料管理的功能。在系统功能中包括了用户、用户组管理及权限分配,系统操作日志的管理及系统参数的设置。在数据维护中包括基础资料的导出及导入功能。在基础数据管理中包括企业所有基础资料的维护,包括员工、部门、客户、供应商、仓位、科目、商品、计量单位等信息的维护管理功能。

5 三微EBA实施
三微EBA是针对的用户是中小企业,在完成强大财务业务管理功能的同时也着重简单应用,简化用户使用系统时的实施工作量。使用户能够通过简单的培训和实施,在很短的时间内顺利应用系统。即使如此,为了保证用户顺利地应用系统,我们仍制定了一套严格的实施流程规范。
基本实施步骤:



5.1 项目启动
这一阶段的主要是为EBA实施做准备,目标是在用户方确定项目负责人及主要成员,取得用户方领导的支持,并制定出整个项目的实施范围及计划。
为EBA的成功实施迈出坚实的第一步。
5.2 制定实施方案
由于EBA体现的是财务、业务一体化的管理思想,是对企业内部业务流程一个较全面的管理与整合的过程,将涉及到企业的多个部门的各个业务流程,这个阶段需要用户方项目成员与实施人员根据企业自身业务流程及系统特点,共同确定如何将企业流程融入系统之中,并初步制定实施方案。
了解原财务、业务人员的工作流程,及各部门间的相互关系,将原来独立的财务、采购、销售、库存部门业务进行一定的梳理,将各种来源的数据进行整合。最大限度做到的对公司现有业务的集成。
5.3 系统安装
搭建系统硬件环境,安装Vvvsys三微企业业务管理系统。并做好系统配置工作,准备录入基础数据。
5.4 录入基础数据
在实施方案制定后,要为实施系统做数据准备,需要整理系统中用到的一系列基础数据资料,如员工、商品、客户、仓位、供应商、部门等,由实施人员与用户项目成员共同准备好这些数据,并在系统安装后将这些数据录入或导入到系统中,准备系统的应用。

5.5 方案测试
对实施方案进行测试,在系统中模拟运行企业业务流程,录入模拟业务数据,测试实施方案是否可行,是否适应企业业务流程,是否可以满足用户的业务需求,并可根据具体情况做出适当调整,直到满足企业业务运行要求。
5.6 用户培训
根据测试后的最终实施方案,对最终用户进行集中培训,使用户能够实施方案、在系统中如何实施企业业务流程,全面地了解EBA系统的使用方法,并通过一定的练习,使最终用户能够熟练地使用系统完成日常业务。
5.7 系统试运行
试运行阶段就是把梳理后的业务流程在三微EBA系统中进行试验运行,尤其是一些经过改进后的关键的业务流程。对系统进行试用,验证数据的准确性及报表的正确性,如果有问题出现要及时找出问题解决问题,保证系统正式运行进的成功。

5.8 正式上线
通过前面几个实施步骤的过程,系统已可以适应企业业务需求,并且数据的准确性经过的检验,可以正式上线。


企业的管理改造是无止境的,用户对企业管理软件的应用水平也是不断提高的,管理软件项目实施结束后,在常年累月使用过程中,应注意改善应用效果,根据环境的变化调整优化应用流程,不断提高应用水平,完善辅助管理评价体系,充分挖掘管理软件的价值,使其发挥最大的效用。

6 三微EBA服务政策
系统实施
指应用软件的安装、调试,及系统环境设置(包括:服务器操作系统设置,网络环境设置,数据库系统环境设置;客户机操作系统设置,网络协议设置,浏览器设置)等。
系统设置
包括应用项目、基础数据、系统流程初始化、帐表格式和勾稽关系等的设置。
初始数据录入
原始客户资料录入、产品信息录入、供应商资料录入等。
应用咨询
根据用户的业务环境和流程要求提供专业的企业管理方案等咨询服务。
系统维护服务项目
为保证软件正常运行所做的系统维护工作,包括:
 应用软件与系统软件在运行中的故障及错误
 应用软件与网络环境、主机及其他外设适配带来的调整工作
 应用软件与系统软件适配带来的调整工作
 因用户非正常操作带来的系统及数据的修复工作
系统升级
Vvvsys将根据软件的技术平台、用户业务情况的变化等因素,并依据用户的意愿,对系统进行适时、及时的升级,保证系统的先进性、适用性和管理上的不断进步。
应用软件的升级包括以下几个方面:
 结构调整
指由于业务流程与数据关系发生变化而带来应用系统架构随之的调整。
 功能扩充
指在现有基础上功能模块的增加。
 功能调整
指部分功能模块的功能调整。

7 技术支持

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